А нельзя-ли на сайте заранее вывесить расписание выставок, в которых лаборатория будет принимать участие?
Это для, что-бы можно было успеть запланировать и оформить командировку, а не вздыхать потом над сообщением, что "через 3 дня...", понимая, что в такие сроки документы оформить не получится.

Может кто из читателей кинет сюда список интересных выставок по IT?